“CIRC. 77-2018 FATTURAZIONE ELETTRONICA – Adempimenti e soluzioni”

Posted by on Set 28, 2018

“CIRC. 77-2018 FATTURAZIONE ELETTRONICA – Adempimenti e soluzioni”

Egregio cliente,

la Legge di Stabilità 2018 ha introdotto l’obbligo generalizzato della fattura elettronica per tutte le operazioni (cessioni di beni e prestazioni di servizi) fra soggetti identificati ai fini IVA in Italia esercenti imprese, arti o professioni, sia nei confronti di imprese/artisti/professionisti (Business-to-Business o B2B) sia nei confronti di privati (Business-to-Consumer o B2C).

Sono esonerati dagli obblighi di emissione della fattura elettronica:

  • i “minimi” (regime di vantaggio di cui all’art. 27 co. 1 e 2 del DL 98/2011);
  • i “forfetari” (regime di cui all’art. 1 co. 54 – 89 della L. 190/2014);

che però sono comunque tenuti ad emettere fatture in formato elettronico per le operazioni nei confronti della Pubblica Amministrazione (art. 1 co. 209 della L. 244/2007).

Sono, inoltre, escluse (chiunque sia l’emittente) dall’emissione di fattura elettronica le operazioni nei confronti di soggetti non residenti.

L’obbligo di utilizzare la fattura elettronica implica che le fatture cartacee non saranno più ammesse per le operazioni nazionali e si considereranno come non emesse, esponendo i cedenti/prestatori nonché i cessionari/destinatari a rilevanti sanzioni (Fatture emesse dal 90% al 180% dell’IVA; Fatture ricevute il 100% dell’IVA).

Le fatture cartacee saranno ancora ammesse per le operazioni con soggetti non residenti. Tali operazioni dovranno essere segnalate all’Agenzia Entrate mediante un’apposita comunicazione transfrontaliera mensile (esterometro per operazioni con l’estero). Tale adempimento si potrà comunque evitare inviando la fattura elettronica unitamente alla cartacea anche per tali operazioni (soluzione consigliata).

L’adozione della fattura elettronica è prevista a partire dal 1 luglio 2018 per le cessioni di carburante per motori e le prestazioni nell’ambito di subappalti pubblici; dal 1 settembre 2018 per cessioni Tax-Free a turisti e dal 1 gennaio 2019 per tutte le altre operazioni nazionali.

Ai sensi del combinato disposto degli artt. 21, D.P.R. 633/1972 e 2, D.M. 55/2013 una fattura elettronica è un documento:

  •   emesso e ricevuto in formato elettronico;
  •   creato esclusivamente in formato XML (eXtensible Markup Language);
  •   conforme alle specifiche tecniche stabilite dalle autorità competenti;
  •   firmato digitalmente con una firma elettronica qualificata;
  •   recante una marca temporale;
  •   conservato digitalmente (conservazione sostitutiva).

Le fatture XML devono essere trasmesse attraverso la piattaforma informatica denominata Sistema di Interscambio (SdI), gestita dall’Agenzia delle Entrate.

La trasmissione tramite SdI attualmente richiede l’utilizzo di un canale di trasmissione che nella maggior parte dei casi si identifica con la PEC o con apposito software.

La fattura elettronica è recapitata dal SdI:

  • al soggetto cessionario/committente oppure,
  • per conto del cessionario/committente, ad un intermediario.

Il recapito può avvenire attraverso le seguenti modalità:

–       tramite intermediari abilitati (come la Top Qualitas S.r.l.);

–       sistema di posta elettronica certificata, “PEC”;

–       con apposite applicazioni internet;

–       sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

Per consentire al SdI di recapitare la fattura elettronica alla controparte, l’emittente deve compilare nel file della fattura il campo “CodiceDestinatario” valorizzandolo con il codice numerico di 7 cifre ovvero con il codice convenzionale indicato nelle specifiche tecniche del provvedimento n. 89757/2018 e la PEC del cessionario/committente.

Di seguito si riporta in modo grafico quanto fin’ora esposto, precisando che le sigle FE e FD significano rispettivamente Fattura Elettronica e Firma digitale.

Al fine di prevenire i casi in cui il cessionario/committente Iva non riesca a dotarsi di PEC ovvero non abbia attivato un canale telematico “web service” o FTP con SdI, ovvero non ricorra ad un intermediario in grado di ricevere con tali modalità e per suo conto le fatture elettroniche, queste ultime sono messe a disposizione del destinatario su apposita area web riservata dell’Agenzia delle Entrate. In tale ultimo caso, il cedente/prestatore è tenuto tempestivamente a comunicare al cessionario/committente che la fattura è acquisibile dalla citata area autenticata. Al momento in cui cessionario/committente prende visione della fattura nell’area autenticata, il SdI ne dà comunicazione al soggetto trasmittente.

Per agevolare il processo di recapito delle fatture elettroniche, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio web per consentire ai soggetti passivi Iva di registrare il canale telematico – una PEC o un codice destinatario – attraverso cui intendono ricevere tutte le proprie fatture di acquisto.

Supporto e soluzioni

Il passaggio alla fatturazione elettronica rappresenta una rivoluzione nel campo della documentazione amministrativa e in fase di avvio presenterà numerose difficoltà e complicazioni.

La gestione del ciclo attivo e passivo (fatturazione, trasmissione, ricezione, archiviazione, consultazione e conservazione a norma) utilizzando strumenti diversi per ciascuna fase (un software per la compilazione, un gestore per la trasmissione, un programma per la decodificazione delle fatture ricevute, un’archiviazione che non permette di visualizzare o trovare rapidamente le fattura, un soggetto terzo e diverso cui affidarsi per la conservazione dei documenti…) rischia di creare estrema confusione e assorbire inutilmente tempo e risorse.

Lo Studio, ritiene quindi consigliabile l’utilizzo di uno strumento unico per tutta la gestione delle fatture emesse e ricevute, che oltre ad eliminare tutta la burocrazia iniziale (acquisizione codici e abilitazioni) permetta la creazione e trasmissione dei documenti e operi contemporaneamente l’archiviazione e la conservazione a norma.

Lo Studio ha visionato differenti soluzioni tecniche proposte da varie software house per verificarne la semplicità e l’efficienza, che a nostro avviso sono le caratteristiche più importanti per la valutazione e la scelta dello strumento.

In base alla tipologia e complessità delle esigenze contabili e gestionali dell’utilizzatore, le possibili soluzioni possono essere sintetizzate come segue.

 

  • Azienda senza software per l’elaborazione delle fatture attive e con contabilità presso lo Studio

 

In questo caso lo Studio è in grado di offrire una soluzione “chiavi in mano” che permette l’emissione delle fatture attive e la ricezione delle fatture passive semplicemente accedendo a un portale web riservato tramite user name e password. Lo Studio infatti si occupa della predisposizione dell’area riservata e fornisce al cliente le credenziali di accesso e il codice Sdi.

Il cliente potrà poi consegnare le fatture allo studio (su stampa cartacea o con file telematico) o dare mandato allo Studio affinchè entri nell’area riservata ed esegua in autonomia il download delle fatture attive e passive, per la successiva contabilizzazione.

 

  • Soluzione per imprese dotate di software per la fatturazione e con contabilità presso lo Studio

 

La soluzione ottimale in questo caso sarebbe adottare un software di fatturazione già integrato con il software “Profis” dello Studio e ottimizzato per tale interscambio.

Sarà nostra cura mettervi in contatto con il fornitore del software.

Per le aziende che decidessero invece di utilizzare per la fatturazione elettronica il software specifico che sarà proposto dalla software house già utilizzata, andrà individuata la modalità di gestione del “legame telematico” tra il software del cliente e il software dello Studio, in modo da rendere compatibile lo scambio della documentazione.

 

  • Soluzione per imprese con contabilità interna all’azienda

 

Le aziende già dotate di un proprio software per la fatturazione e che gestiscono la contabilità internamente potrebbero decidere di utilizzare lo strumento di gestione della fatturazione elettronica messo a disposizione dal fornitore del software già in uso.

Se il cliente vuole invece valutare la gestione tramite intermediario, quest’ultima presenta, rispetto alla gestione interna del flusso, diversi vantaggi, in particolare:

  • per le fatture passive è possibile fornire ai propri fornitori i codici identificativi dello studio, evitando la ricezione di numerose PEC e gestendo tutto il ciclo delle fatture elettroniche sia clienti che fornitori su una sola piattaforma;
  • il cliente potrà accedere alla propria area per scaricare e visionare le fatture ricevute in modo semplice e diretto;
  • il cliente ha la possibilità di emettere le fatture elettroniche direttamente tramite un programma fornito dallo Studio;
  • una volta create le fatture elettroniche, queste vengono inviate in un ambiente, gestito dall’intermediario ma suddiviso sui singoli clienti, che gestisce tutto il flusso;
  • non è necessario alcun accreditamento diretto del cliente presso il Sistema di Interscambio, né la firma digitale del cliente, perché tutto avviene tramite le credenziali già in possesso dello Studio;
  • l’archiviazione elettronica viene gestita direttamente attraverso i sistemi dello Studio, senza che il cliente debba intervenire in alcun modo, garantendo il rispetto della normativa.

Considerando le rilevanti sanzioni applicabili e la complessità in caso di inosservanza degli obblighi previsti, nonché l’imminente decorrenza, consigliamo di iniziare prima possibile a pianificare l’avvio della fatturazione elettronica rivedendo i processi aziendali coinvolti.

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Lo Studio rimane a disposizione per assistere in tale fase burocratica i clienti che ne faranno richiesta.

Cordiali saluti.

Merate, 28 settembre 2018

Dott. Maurizio Dal Mas